貸会議室の需要は年々高まっている傾向にあります。会議室のない会社やノマドワーカーで取引先と打ちあわせ場所がない方など、活用方法は多岐にわたります。目的や用途に合わせて、貸会議室を有効に活用しましょう。
貸会議室のメリット
社内の会議室の方がコストもかからないし便利だと思っている方も多いと思います。しかし、少人数の会議で済む場合はいいのかもしれませんが、社外の人との打ち合わせや参加人数が多い会議などは、狭い場合があります。大人数で時間を合わせて開催する会議。窮屈な場所で行えば少なからずストレスがかかり、思うように話が進まない可能性も。広さと設備の整った貸会議室は、大勢で集まる会議におすすめです。
大勢で貸会議室を使うのは会議だけではありません。セミナーやパーティーなど目的はさまざま。
目的に合わせたメリットが貸会議室にはあります。
セミナーを行う目的
外部の方を招いて行うセミナー。アクセスの良い場所に借りられる貸会議室がおすすめです。大勢に情報を発信するセミナーは、会議と違って席をシアター形式にしたりスクール形式にしたりする必要があります。セミナーのテーマに合わせて机のレイアウトを自由に変更できるところがいいでしょう。
株主総会や講演会など大規模なイベントを行う目的
大規模なイベントでは、広い貸会議室がおすすめ。株主総会や講演会など、大規模なイベント用に貸会議室を用意している店舗もあります。大勢に情報を発信する際に役立つ、プロジェクターやマイクなど設備や備品も用意してもらえるので、貸会議室を予約する時に確認しておきましょう。
パーティーを開く目的
おしゃれな貸会議室をコンセプトとした会場がおすすめです。カフェ風の内装のところやラウンジスペースを設けたくつろげる空間を提供している貸会議室があります。カジュアルな会を社内で開催している場合も、場所や空間が変わるだけでモチベーションが変わり、会話もいつもより盛り上がるでしょう。
予約してみる
目的に合わせて貸会議室を選ぶ以外にも、選び方のポイントがあります。予約する前に、下記の内容を最初に確認しておきましょう。
参加人数の確認
まずは、参加人数の確認です。座って使用するのか立って使用するのかによっても、部屋の広さや規模が変わってきます。資料を使った会議だと席のセッティングや文房具のセッティングが必要です。机の大きさや椅子の配置など、充分なスペースがとれるかもチェックしてください。
会議実の利便性・アクセスの良さ
次に利便性やアクセスに関しても確認が必要です。参加する人にわかりにくい場所だったり駅から遠くて時間がかかったりしては困ります。なるべくわかりやすい立地のところで、駅チカまたは交通の便が良いところ選ぶといいでしょう。
貸会議室はネットからの予約が可能です。写真や詳細を照らし合わせて、予約フォームから予約状況を確認しましょう。細かい情報が知りたい場合は直接電話をして予約・相談が可能です。予約完了後は直接下見をして参加者全員への周知を忘れずに。