仕事をしていく上で要領が良い悪いというのは人によって違います。
しかし、個人的の部分だけではなく、可能な限り、
会社全体で業務の効率化を図っていく場合どのようなポイントに気をつければよいのでしょうか？
自分に与えられた作業をスピーディにこなすためにも、業務効率化におけるポイントをしておくと良いです。
様々なツールを活用していく
近年ではパソコンで作業をする際などには様々なツールを使用することができます。
便利なツールが増えていますので、こういったものをフル活用しながら業務効率化を図りましょう。
ファイルの入力などを考えた際にも、計算式を入力する際、
毎回のように調べて手打ちをしているよりも数式をまとめて一つのファイルに保存し、これをコピー＆ペーストする方が早いです。
ちょっとした事ではありますが、ファイルへの数式入力に便利なツールなどもあるので活用していきましょう。
またこの他には、キーボードのショートカットをいくつか覚えておくと良いです。
そうすることによって、わざわざマウスを動かし、
さらに手を使ってボタン操作をするといった作業が短時間で済ませるようになります。
マウスを動かさず、ショートカットキーのみで次の動作に移ることができれば、
1日単位で考えると大幅な短縮につながるでしょう。
また、業務効率化を図るために業種によって便利なツールが様々あります。
例えば人事系だと、勤怠管理ツールで社員の労働時間の把握や給料・残業・有給管理を行うことができます。
WEB系であれば、マーケティング分析ツールを使い、
WEBサイトの市場開拓や競合比較を効率的に行うことができます。
同様に面倒な審査や長期契約が発生するコピー機のリースについても、定額制レンタルプリンターを使用することで作業面とコスト面の両方で効率化が進められます。
業務効率に悩んでいる場合には、
効率化をするための新しいやり方が無いか視野を広げて考えるのも有効です。
デスクの上は清潔を心がける
業務をスピーディーにこなしたいと考えるのであれば、
まず自分の仕事をするスペースは常に清潔な状態を保ちましょう。
デスクの上をはじめとして、その他作業場なども同様です。
しっかりと整理整頓されていない身の周りというのは、心が落ち着かず集中力が様になってしまいます。
様々なものが目についてしまうので、これだけでも仕事の邪魔になってしまう事があります。
その反面シンプルできれいに片付いている身の回りは集中力を高め、作業の効率化にも大きな影響を与えます。
デスクの上が書類や筆記用具、飲み物、おやつなど様々な物で散らかっている状態は避け常にクリーンな状況を保つように心がけましょう。
休息と仕事のメリハリをつける
仕事を早く終わらせようと寝不足になっていたり、
休憩を取らずに頑張る人はたまになら問題ありませんが、毎日続けてしまうと逆効果です。
1日でも睡眠不足の状態で頑張ってしまうと、帰宅してから疲れを取るためにはぐっすり眠らなければなりません。
しかし睡眠時間が不足することによって、ぼーっとしてしまい仕事が遅れ、
どんどんぐっすりと眠れるタイミングが減り集中力が続かなくなってしまいます。
そうなれば業務効率化とは全く反対の結果につながります。
仕事中の休憩をはじめとして、休みの日にはしっかりとした休息をとり、体を休めるようにしましょう。
そして翌日の仕事を朝から頑張るとメリハリをつけることで、
体調は常に万全、集中して業務を行うことができるようになります。
また、メリハリをつけるのは自分をリセットするためにも必要ですので、
ストレスを軽減するためにも心がけた方が良いでしょう。